Gestionale per la piccola impresa edile: sei cose servono, il resto è peso
Il motivo più comune per cui un'impresa piccola abbandona un gestionale dopo due mesi non è il prezzo. È che chiede troppo per far entrare un dato: sedici caselle obbligatorie, tre menu e un'anagrafica da compilare prima di poter salvare un lavoro da 400 euro.
Un programma fatto per un'impresa da cinquanta persone non è «più completo»: è più lento. E la lentezza, quando sei tu a fare tutto, è il difetto che ammazza.
Le sei cose che servono davvero
- Preventivi con le voci e il PDF, e lo stato per sapere a chi richiamare.
- Lavori con stato e data, per sapere cosa è aperto e cosa è finito.
- Fatture con l'IVA edile giusta e il file per lo SDI.
- Clienti con lo storico: cosa gli hai fatto e quando.
- Ore e spese per cantiere, che è l'unico modo per sapere se ci guadagni.
- Scadenzario, perché le date sfuggono quando sei da solo.
Sono sei. Se un gestionale copre bene queste, va bene. Se ne copre ottanta ma per fare un preventivo ci vogliono venti minuti, non va bene.
Quello che per un'impresa piccola è solo peso
- I livelli di approvazione. Servono dove c'è un ufficio acquisti. Se firmi tu, sono clic in più.
- Il magazzino a carichi e scarichi. Se il materiale lo compri per il cantiere e lo porti direttamente lì, non hai un magazzino da gestire.
- I ruoli e i permessi complessi. Con tre persone bastano due livelli: tu e chi lavora.
- La contabilità generale. Quella è il lavoro del commercialista, e va lasciata a lui.
Come partire senza perdere una giornata
Questo è il punto dove quasi tutti si arenano: pensano di dover caricare tutto prima di cominciare, rimandano, e non cominciano mai.
| Quando | Cosa fai |
|---|---|
| Il primo giorno | I dati della tua azienda, una volta sola. Dieci minuti. |
| Il prossimo preventivo | Lo fai qui invece che in Word. Il cliente lo crei mentre lo scrivi. |
| La prima settimana | Man mano che lavori, entrano i lavori aperti. Non tutti: quelli aperti. |
| Il primo mese | Le ore e le spese dei cantieri in corso. Da lì cominciano a uscire i conti veri. |
Lo storico dei lavori chiusi non si carica. Non serve a niente, e caricarlo è la giornata persa che fa mollare tutto.
Quando sei solo, la squadra è un pezzo di carta
Per chi lavora da solo la sezione squadra non serve. Ma serve una cosa che spesso si sottovaluta: gli accessi per i collaboratori sono compresi, senza costo per utente.
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Domande frequenti
Va bene per un artigiano che lavora da solo?
Sì, ed è il caso più comune. Le sezioni che non servono, come squadra, mezzi e reparti, si possono semplicemente non aprire: il minimo utile sono lavori, clienti, preventivi e fatture.
Gli accessi per i collaboratori costano di più?
No, sono compresi nel prezzo. Non c'è un costo per utente aggiuntivo, quindi il canone non cresce quando cresce la squadra.
Devo caricare tutti i lavori vecchi per cominciare?
No, ed è sconsigliato. Si parte dal prossimo preventivo e dai lavori aperti: lo storico chiuso non serve e caricarlo è la giornata persa che fa abbandonare il programma.
Quanto ci vuole per imparare a usarlo?
Il primo preventivo si fa in dieci minuti. Il resto si impara usandolo: le parole sono quelle normali del mestiere e c'è l'assistente che risponde alle domande su come si fa una cosa.
C'è il magazzino?
Per le imprese edili no, ed è una scelta: se il materiale si compra per il cantiere e si porta direttamente lì, un magazzino a carichi e scarichi è peso inutile. Le spese si registrano sul lavoro, che è quello che serve per sapere quanto è costato.
Parti da un lavoro, non dallo storico
Il modo che funziona è cominciare dal prossimo preventivo e basta. In una settimana i lavori aperti sono dentro, senza una giornata persa a caricare dati.
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